Termin płatności faktury to kluczowa informacja dla każdego przedsiębiorcy. Jego prawidłowe liczenie ma znaczenie zarówno dla płynności finansowej firmy, jak i dla relacji z kontrahentami. Nieprawidłowe określenie terminu płatności może prowadzić do nieporozumień, opóźnień w płatnościach, a nawet sporów prawnych. Wielu przedsiębiorców zastanawia się jednak, czy termin ten należy liczyć od daty wystawienia dokumentu, czy może od momentu jego otrzymania. W tym poradniku wyjaśnimy, jak prawidłowo liczyć termin płatności faktury zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz praktyką gospodarczą.
Przepisy dotyczące terminu płatności faktury
Podstawą do określenia zasad liczenia terminu płatności są przepisy Kodeksu cywilnego oraz ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych. Zgodnie z nimi:
- Termin płatności powinien być wyraźnie określony w umowie między stronami
- Jeśli strony nie ustaliły terminu płatności, świadczenie pieniężne jest wymagalne w ciągu 30 dni od dnia doręczenia faktury
- Maksymalny termin płatności w transakcjach handlowych nie powinien przekraczać 60 dni (z pewnymi wyjątkami)
Pamiętaj! Strony transakcji mają swobodę w ustalaniu terminu płatności w granicach określonych przepisami. Zawsze warto precyzyjnie określić te zasady w umowie.
Kiedy liczyć termin płatności od daty wystawienia faktury?
Liczenie terminu płatności od daty wystawienia faktury jest powszechną praktyką w wielu branżach. Jest to możliwe w następujących sytuacjach:
- Gdy zostało to wyraźnie ustalone w umowie między stronami
- Gdy na fakturze widnieje adnotacja „płatne x dni od daty wystawienia”
- Gdy faktura jest doręczana odbiorcy tego samego dnia, w którym została wystawiona
Aby prawidłowo obliczyć termin płatności od daty wystawienia:
- Sprawdź datę wystawienia faktury (zazwyczaj w górnej części dokumentu)
- Dodaj do tej daty liczbę dni określoną jako termin płatności
- Jeśli ostatni dzień terminu przypada na dzień wolny od pracy, termin upływa następnego dnia roboczego
Przykład liczenia terminu od daty wystawienia
Faktura wystawiona 10 maja z terminem płatności 14 dni od daty wystawienia:
- Data wystawienia: 10 maja
- Termin płatności: 10 maja + 14 dni = 24 maja
- Jeśli 24 maja wypada w niedzielę, termin płatności przesuwa się na 25 maja (poniedziałek)
Kiedy liczyć termin płatności od daty otrzymania faktury?
Liczenie terminu płatności od daty otrzymania faktury jest bardziej sprawiedliwe dla odbiorcy, szczególnie gdy istnieje ryzyko opóźnień w dostarczeniu dokumentu. Ten sposób liczenia terminu stosuje się w następujących przypadkach:
- Gdy strony wyraźnie ustaliły to w umowie
- Gdy na fakturze widnieje adnotacja „płatne x dni od daty otrzymania”
- Gdy brak jest określonych ustaleń między stronami (zgodnie z przepisami, domyślnie stosuje się termin 30 dni od doręczenia faktury)
Aby prawidłowo obliczyć termin płatności od daty otrzymania:
- Zanotuj datę faktycznego otrzymania faktury
- Dodaj do tej daty liczbę dni określoną jako termin płatności
- Jeśli ostatni dzień terminu przypada na dzień wolny od pracy, termin upływa następnego dnia roboczego
Ważne! Aby uniknąć nieporozumień, warto potwierdzać datę otrzymania faktury, np. poprzez prowadzenie rejestru korespondencji przychodzącej lub żądanie potwierdzenia doręczenia.
Jak liczyć 14-dniowy termin płatności?
Termin 14-dniowy jest jednym z najczęściej stosowanych w praktyce gospodarczej. Jego popularność wynika z optymalnego balansu między interesem sprzedawcy a komfortem płatniczym nabywcy. Oto jak prawidłowo go obliczyć:
- Określ datę początkową (dzień wystawienia lub otrzymania faktury, zależnie od ustaleń)
- Pierwszy dzień terminu to dzień następujący po dacie początkowej
- Odlicz 14 kolejnych dni kalendarzowych
- Ostatni, 14. dzień jest dniem, w którym upływa termin płatności
Przykład liczenia terminu 14-dniowego
Faktura otrzymana 5 czerwca z terminem płatności 14 dni od otrzymania:
- Data otrzymania: 5 czerwca
- Pierwszy dzień terminu: 6 czerwca
- Ostatni (14.) dzień terminu: 19 czerwca
- Jeśli 19 czerwca to sobota, termin przesuwa się na 21 czerwca (poniedziałek)
Praktyczne wskazówki dotyczące terminów płatności
Aby uniknąć nieporozumień i problemów związanych z terminami płatności, warto zastosować następujące sprawdzone praktyki:
- Zawsze precyzyjnie określaj zasady liczenia terminu w umowach – wskaż, czy liczymy od daty wystawienia czy otrzymania faktury
- Umieszczaj jasną informację o terminie na fakturze – np. „płatne w ciągu 14 dni od daty otrzymania”
- Prowadź rejestr otrzymywanych faktur z datami ich wpływu
- Dokumentuj moment doręczenia wystawianych przez Ciebie faktur – możesz korzystać z potwierdzeń odbioru, e-maili z potwierdzeniem lub innych form dokumentacji
- Unikaj wysyłania faktur z dużym opóźnieniem w stosunku do daty ich wystawienia
Najczęstsze problemy z liczeniem terminów płatności
W praktyce przedsiębiorcy często napotykają na następujące trudności, które mogą prowadzić do nieporozumień finansowych:
- Brak jednoznacznych ustaleń w umowie – rozwiązanie: zawsze precyzyjnie określaj zasady w umowach, najlepiej w formie pisemnej
- Trudności z udokumentowaniem daty otrzymania faktury – rozwiązanie: stosuj potwierdzenia odbioru lub e-faktury z automatycznym potwierdzeniem doręczenia
- Różnice w interpretacji, gdy ostatni dzień terminu przypada na dzień wolny – rozwiązanie: zgodnie z Kodeksem cywilnym, termin przesuwa się na kolejny dzień roboczy
- Opóźnienia w dostarczeniu faktury – rozwiązanie: korzystaj z faktur elektronicznych lub usług kurierskich z potwierdzeniem doręczenia
Prawidłowe liczenie terminu płatności faktury to nie tylko kwestia zgodności z przepisami, ale także element budowania profesjonalnych relacji biznesowych. Jasne zasady i konsekwentne ich przestrzeganie pomagają uniknąć nieporozumień oraz problemów z płynnością finansową zarówno wystawcy, jak i odbiorcy faktury. Pamiętaj, że dobrze zarządzane terminy płatności przyczyniają się do stabilności finansowej Twojej firmy i budują wizerunek rzetelnego partnera biznesowego.